每周案例—证监会注册环节现场检查细节首次公布，查出多项内控问题均与单据有关时间：2021-05-10

【案例回顾】

2021年4月19日，证监会网站披露了对广东佳奇科技教育股份有限公司（以下简称“佳奇科技”）注册阶段的问询问题。其中，20次提及“现场发现”、15次提及“现场检查发现”，可谓是证监会首次公开注册环节现场检查细节。

佳奇科技是一家研发、制造及销售机器人系列、变形系列、婴幼童系列等玩具产品的智能科教玩具企业，已于2020年10月15日通过深交所上市委会议，2020年12月17日提交证监会注册，但至今仍未等到批文。

据证监会此次披露信息显示，佳奇科技内部控制存在诸多问题，我们注意到，其中许多问题都与单据相关，主要涉及：

销售运输方面，客户提货部分，未留存客户提货交接的相关单据；以自有车辆运送至装货地点部分，未留存出车记录，车辆油费报销记录未能区分货运及其他用途；委托运输公司承运部分，未留存客户的订舱单及联系物流公司的传真记录，未留存司机签字确认并作为对账依据的公路运输协议（该协议记载运输数量）。

原材料管理方面，对不同型号的塑料原材料未进行单独存放，生产领料单、委外加工出库单均不区分型号，财务核算上也未按照型号进行区分。此外，报告期内部分月份ERP系统原材料委外加工出库单与手工出库单差异较大。

成本核算方面，未提供主要生产过程流转的原始单据，原料及产品收发存均依赖于ERP系统；未提供2017-2019年包括正式员工及临时工在内的考勤表，也未提供标准工时表。

固定资产管理方面，佳奇科技2020年通过签订售后回租合同融资5,225万元，并作为固定资产抵押借款处理。但合同中抵押物清单列示固定资产价值（5,227.24万元）与其固定资产卡片账原值（4,781.08万元）无法一一对应。

案例来源：证监会

【案例分析】

内部控制制度设计有效与执行有效是企业IPO上市须满足的法定条件之一。其中，制度的设计不仅需要符合国家相关政策规定，还需要满足企业内部管理需要，而表单作为制度内容的浓缩，其设计也应符合相关内外部要求；而在执行层面，表单更是推动制度落地的有力保障。

证监会此次对佳奇科技的问询，暴露出其单据问题，主要集中在填制不规范、单据间记录存在差异、未能妥善留存等方面。下面，我们将结合案例以及实践经验，与大家分享单据在设计、使用过程中应关注的相关要点。

自制表单“设计完整”是基础

作为制度的载体，企业在设计表单时，需要全面统筹、通盘考虑，包括但不限于：表单对于制度内容涵盖的完整性、各类表单之间的衔接性，确保体现制度对于企业各类经济业务和事项的规范流程，以及相关授权审批要求。

通常而言，表单的基本要素包括：表单名称、表单编号、填制单位、填制日期、业务内容摘要、业务数量和金额、附件情况，以及经办、审核、审批等有关人员落款。在此基础上，企业还需要根据不同业务或事项的特点，进一步细化表单要素，如增加合同编号、物料编号等信息，以确保账实、账证一一对应。

与制度一样，设计完成的表单也应按企业规定和权限履行相应的审核、会签、审批等程序，经审批通过后，方可下发使用；必要时，还可对表单的使用进行培训宣贯。同时，企业需要根据管理需求变化、制度修订情况及时对表单进行调整，并重新履行审批程序。为统一管理，企业还可以设置表单清单，记录表单归口管理部门、执行监督部门、表单编号规则、表单版本等，并定期将表单文件汇编成册。

如企业使用信息系统进行业务流转的，还需关注线下单据设计与相关系统设置是否匹配，包括字段、权限和附件等，避免线上线下“两张皮”。

自制与外来单据的规范使用，妥善留存是关键

企业应从单据填制、审核、归档、保管的全环节和全过程规范单据的使用，接下来，我们围绕案例中提及的几项业务举例说明单据在使用中应注意的事项：

在销售运输方面：

以内销、款到发货、自行承运为例：

销售部门应在接到货款到账通知后，根据合同约定，开具相关发货通知交仓储部门和财务部门。仓储部门根据审批通过的发货通知单及发货明细进行备货，生成出库单、发货凭证等发货单据，通常一式三联，一联留存，一联要求运输司机签字确认，一联要求客户签收返还。货物装车完毕，司机凭财务部门加盖印章的出门证出厂，门卫核对无误后放行。运输产生的发运凭证及加油票据等，司机须妥善留存。货物送抵客户后，司机须获取客户签字确认的签收单，并在返回后及时提交财务部门做账。

每次完成运输后，司机应及时上交留存的发运凭证、加油票据等，由运输部门做好相关单据的登记、整理工作，逐次统计车辆油耗情况，记录车辆号牌、驾驶员、行驶里程、行驶日期、销售订单号、加油型号、加油量、百公里油耗等信息。月度车辆油费报销时，运输部门除填写费用报销单，还需附相关车辆油耗统计表、以及加油发票和营业厅提供的加油充值电子明细表等，经相关负责人审核、审批，财务部门确认符合油费报销标准后，方可予以报销。

在生产领料方面：

生产领料通常涉及生产领料单、退料单、补料单以及材料明细账等单据，其中，生产领料单一式三联，一联连同物料交给领料部门，一联留在仓库登记材料明细账，一联交财务部门进行会计核算；其要素一般包括：领料单编号、领料部门、领料日期、生产订单号、物料编号、物料名称、规格型号、计量单位、申领数、实发数等。

领料时，由生产部门材料员填写生产领料单，经部门负责人审批通过后，到仓库领料。库管员确认单据齐全，名称、规格、计量单位等信息准确，符合条件的，及时办理领用手续，并与领用人当面核对、点清交付，双方在领料单上签字确认。如存在代领的，领用人、代领人均需签字。因计划调整、物料不合格等原因，造成物资多发、少发的，还需及时办理退补料，开具退料单或补料单。

在固定资产管理方面：

企业购置固定资产时，应由采购部门会同固定资产管理、使用等部门共同验收，出具验收单，编制验收报告，并由验收人及相关负责人签字。验收通过的，采购部门办理移交手续，资产管理部门根据接收的采购合同、发票、验收单等资料及单位编号规则，赋予固定资产编号，按照单项资产建立固定资产卡片，详细记录资产来源、验收、使用地点、责任单位和责任人、运转、维修、改造、折旧等内容，登记形成固定资产台账后，及时将相关材料转交至财务部门入账。

企业使用信息系统进行资产管理的，还需注意资产管理系统与财务管理系统的衔接，可在资产管理部门信息录入系统后，再由财务部门直接调取相关数据，进而形成财务账，从而有效避免财务账与实物账之间产生数据差异。

此外，涉及固定资产大修、改造等情况时，需及时更新资产状态，至少每年开展一次全面清查，以确保固定资产实物、卡、财务账表数据相符，保证资产信息真实、准确、完整。

【启示】

单据作为企业各类经济业务或事项的承载，以及推动各项管理要求得到贯彻执行的落地保障，需从设计和使用两个层面加强管理，企业应统筹设计表单要素，规范登记使用表单，有效落实审批责任，妥善留存各项单据，使各项经济行为发生均“有据可依”、“有迹可循”，确保企业经济活动真实、合法，内控制度设计有效、执行有效。